導讀:做ERP項目實施經理,請一定要遵守以下二十一條軍規!
1.找對老板,站好立場
一方面家裝ERP系統實施是一把手工程,但是真正一把手具體管裝修ERP的公司(尤其是大公司)還是比較少。如果甲方實施經理匯報時還不清楚誰是真正的決策人,或者被一把手在一把手和自己之間設立了屏障,只能向副手匯報的話,很多亟待解決的流程以及業務處理變更問題將得不到及時的處理,而更可怕的是,當一把手又不認可既定方案時,已經在實施的方案將輕易面臨重新調整的命運。
另一方面,不少大的裝飾ERP系統供應商的新人來自于甲方有實施經驗的員工,特別是甲方實施經理。因為甲方實施經理有一定的經驗、業務知識、管理掌控能力非常容易在項目實施完畢之后跳槽去乙方。因此有的甲方實施經理可能立場不對,不能按照PMP的職業道德規范自己,做了令人可恥的利益交換。
2.做公司的IT規劃
很多時候,一個所謂的裝修ERP系統實施只是一個公司信息化建設的一部分,甲方實施經理應該想好未來各個子系統的架構,即便因為各種原因沒有形成規范的IT規劃方案,也要在自己的大腦里面有通盤的考慮。
3.重視風險預估,并識別處理
不少中小型企業的甲方實施經理不重視對系統實施和硬件保障方面的風險預估,要么覺得這是高層領導考慮的事情,要么覺得沒有必要。歸根結底是不能從心底接受西方的風險意識理念,還是按中國人的傳統思維:壞的事情唯恐避之不及,怎么還會去把它書面化。但是正視一些風險,并按照影響程度和發生頻率進行劃分等級,并有區別性的對待。可能你的機房會有一個非常好的環境,你的網絡會更穩定,你和系統供應商簽訂的合同將更趨近有利于甲方的風險防范。
4.持續重視對廣大員工的ERP知識宣傳普及和信息化素質的提升
這一條不少實施經理能夠體會到它的重要性。但是很多實施經理會在這三方面存在不足:第一、做表面工作,只有宣傳沒有培訓和測評以及嚴格的考核,沒有形成一個閉環;第二、只是項目伊始的時候開展,沒有貫穿項目的始終,乃至項目結束后。第三、只是把它認為是一種一時的運動,沒有上升總結到公司的日常管理制度中。
試想一下,如果公司使用電腦的員工,和新招的將要使用電腦的員工,他們的打字速度普遍能達到60個/分鐘,Word、OutLook使用起來非常熟練,Excel的一些高級功能,如數據透視表操作起來就像操作普通表格一樣熟練。你認為,這對裝修ERP系統的實施和使用有多大的幫助?我的個人工作經驗告訴我,是天大的幫助。
5.做好調研分析
做好調研分析是每個實施經理都知道的一件事情,因為這是需求分析的重要基礎。但是它的另外一個重要性,更需要引起實施經理的重視。
無論是ERP系統還是實施經理本人將來的測評打分,主要還是來自于用戶的滿意度。我們要追求用戶認可,保障用戶的高滿意度就必須從調研分析入手,深挖用戶渴望。什么功能做了,能讓用戶沒有不滿意;什么功能做了,能讓用戶滿意。看來一些HR的激勵理論還得在自己的頭腦里面盤旋一下。
6.每天適度加班
做這種事情,不加班是不可能。認為自己在工作時間內努力工作,剩下的時間是屬于自己的,這種自私心理的實施經理應該被甲方開除掉。那種認為加班、不加班和項目的成本、質量、交期沒有必然關系,并顯現出不屑表情的甲方實施經理更應該被開除。
各中道理、不點自破。
7.做好培訓
這里的培訓指的是對內部裝修ERP核心項目組成員的培訓。現在有經驗的實施和開發人員難于招聘,如果對新人的培訓不能上升到一種戰略高度,不能在項目組制定一套嚴謹的培訓方案,不能在IT部形成一套規范的培訓管理制度,沒有在短時間內訓練出高素質的新人,項目實施的深入展開以及二次開發將裹足不前。
8.事先訂好規范
無規矩不成方圓,不少企業以前沒有系統,實施家裝ERP系統第一次,人員也是新招募的。如果項目實施經理不能在盡量短的時間內形成公司的計劃管理制度、文檔和代碼管理制度、需求變更管理制度、溝通機制、績效考評機制等等。可以想象到這個項目將來的混亂。
9.特別做好文檔和代碼管理
不多言,VSS、CVS、PVCS、ClearCase、CCC/Harvest、FireFly都可以。我的選擇是VSS。
10.做好每周的計劃
有的人會用MSPROJECT,還有人喜歡用更高級的。但是不少實施經理有個通病不能持之以恒,計劃做到項目中期或者后期就再也不更新了,全憑一些會議在做計劃的變更通知。
我個人喜歡使用EXCEL來每周做滾動的計劃,每月使用PPT在對高層的項目會議中制作宣布月度滾動計劃,并簡化了以前學習的從美國Thomas管理咨詢公司引進的AIPs表格制度。
11.每天對著計劃做事情,并做好進度的檢查
工作是檢查出來的,如果你不通過各種方式了解進度、控制進度,那么進度更有可能不會按照你的計劃想象得那么一帆風順。
我每天打開自己的計劃表格,上班的時候有空閑的時候,就會掃掃這個計劃表格內容,下班前一定要看看當天應該檢查的AIP是否已經檢查。每周兩次的進度匯報和問題匯總討論會也是一種另外的手段。但是不少不善于溝通的實施經理確會把這種會議有意無意的淡化。
另外十條,我在此就不再展開說了,任君發揮:
12.深入現場
13.友善的對待下屬,并盡量考慮下屬的職業生涯發展,并以此安排工作
14.喜歡豎立一個個的里程碑,并處處宣講團隊成員的努力成就
15.喜歡找理由慶祝
16.必須要經常向高層匯報成就、困難和調整計劃的原因
17.學會哭窮,學會爭取資源
18.向對待妻子一樣,對待用戶
19.向對待父親一樣,對待領導
20.遇到的事情,當天能加班處理的不推到第二天
21.不能停止自我學習的步伐
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